Stuur de brief zowel per e-mail als per aangetekende post. Uiteraard kan het ook geen kwaad de brief met gewone post te versturen.

Bewaar altijd een kopie. Stuur het bewijs van de betaling die u hebt gedaan.

Indien u een gedeelte van de vordering heeft voldaan. Het kan zijn dat u het niet eens bent met de hoogte van de vordering. Maak in dat geval wel dat deel van de vordering over waar u het wel mee eens bent. Zo voorkomt u dat u wettelijke rente en incassokosten moet betalen over het onbetwiste deel.

Per E-mailbericht – Aangetekende [, gewone] post

Bedrijf
De heer/mevrouw
(adres)

Betreft: factuurnummer:

Plaats, datum:
Geachte heer/mevrouw (naam),

Op (datum) ontving ik uw brief waarin u een bedrag van € (bedrag) van mij vordert. Ik betwist deze vordering om de navolgende reden.

Uit bijgaande bewijsstukken blijkt dat ik tegenover uw opdrachtgever aan al mijn betalingsverplichtingen voldaan.

Ik verzoek u daarom om binnen 7 dagen na dagtekening van deze brief aan mij te bevestigen dat de vordering is vervallen. Bent u hiertoe niet bereid, dan wil ik u verzoeken om onderbouwd en gestaafd met stukken aan te geven op grond waarvan u van mening bent dat ik de vordering zou moeten voldoen. Kunt u mij tevens bevestigen dat u verdere invorderingsmaatregelen zult staken totdat deze zaak is opgehelderd.
Hoogachtend,

(handtekening en naam)
(functie)
(bedrijfsnaam)
(adres)