Deze checklist is tot stand gekomen met DDJF (DDJF.nl)

CONCEPT CHECKLIST CONTRACT ARTIEST – BOEKINGSAGENT (2016-02)

1. Relatie algemeen
Bedenk wat, in zijn algemeenheid, de bedoeling van de samenwerking is.
 Gaat de boekingsagent voor de artiest werken op basis van exclusiviteit of staat het de artiest vrij om ook met andere agenten te werken? Bij exclusiviteit: het is aan te raden om een opzeggingsmogelijkheid overeen te komen voor het geval sprake is van een tegenvallend aantal optredens.
 Zorg er voor dat het de agent niet zonder instemming van de artiest vrij staat om gebruik te maken van subagenten. Als gebruik wordt gemaakt van een subagent zorg dan dat de vergoeding van die subagent van de vergoeding van de agent afgaat (dubbeltelling voorkomen).
 Zorg dat sprake is van een samenwerking, waarbij – bijvoorbeeld – de artiest te allen tijde inzage in de administratie kan verlangen.
 Let op dat de bepalingen van agentuur (art. 7:428 BW) zijn uitgesloten, met name artikel 7:442 BW (recht op vergoedingen bij einde overeenkomst).
 Check of er een relatie bestaat tussen de boekingsagent en het management van de Artiest (voorkomen belangenverstrengeling).

2. Kernverplichting(en) agent
 Zorg dat de overeenkomst niet alleen draait om de vergoeding waar de agent recht op heeft als sprake is van een boeking, maar zorg er vooral ook voor dat de verplichtingen van de agent duidelijk worden omschreven.
 De agent zal zich op zijn minst moeten inspannen om boekingen te realiseren en vervolgens deugdelijk af te wikkelen.
 Zonder duidelijke (inspannings- of resultaatsverplichtingen) van de agent zal het lastig zijn om de overeenkomst tussentijds te beëindiging in het geval van ontevredenheid.
 Probeer een garantie te krijgen ten aanzien van het minimale aantal optredens of de minimale omzet. Denk daarbij aan de gevolgen als deze garantie zou worden geschonden: leidt dit tot een opzeggingsmogelijkheid of leidt dit (ook) tot financiële compensatie.
 Leg vast dat voor een definitieve boeking altijd de bevestiging van (het management van) de Artiest vereist is.
 De overeenkomstig is in feite een volmacht om namens de artiest boekingen te arrangeren (maar eens temeer: zorg ervoor dat de artiest het laatste woord heeft in het accorderen van een boeking).

3. Kernverplichting artiest
 De voornaamste verplichting van de artiest is het betalen van commissie voor boekingen.
 Vaak is sprake van een commissieaanspraak gebaseerd op een percentage van de gage. Zorg ervoor dat duidelijk is dat het percentage wordt berekend over de netto gage, dus na aftrek van gemaakte kosten.
 Ten aanzien van de gemaakte kosten: zorg ervoor dat duidelijk is welke kosten op de gage in mindering mogen worden gebracht + (voor zover niet in de overeenkomst al is vastgelegd) alleen kosten in mindering mogen worden gebracht als daarmee vooraf is ingestemd door/namens de artiest.
 Zorg ervoor dat de agent slechts gerechtigd is om boekingen te arrangeren (en niet andere zaken zoals bijvoorbeeld merchandise of endorsements).
 Koppel de verplichting tot betaling van commissie los van de doorbetalingsverplichting van de agent (zie hierna de uitsluiting van het recht op verrekening en opschorting).

4. Looptijd
 Zorg er voor dat de overeenkomst niet voor een te lange periode wordt aangegaan zonder tussentijdse opzegmogelijkheid (liefst niet langer dan twee jaar).
 Stilzwijgende verlenging van de overeenkomst kan ongunstig zijn, als de overeenkomst vervolgens niet tussentijds opzegbaar is. Het einde van een overeenkomst c.q. een korte opzeggingstermijn versterkt je onderhandelingspositie.

5. Aansprakelijkheid agent
Let op dat de agent zijn contractuele c.q. wettelijke aansprakelijkheid (jegens de artiest) niet te veel beperkt en vrijwaar de agent nooit voor haar aansprakelijkheid jegens derden.

6. Einde overeenkomst
 Besteed aandacht aan de uitloopbepalingen (sunset clausule). Het enkele feit dat een artiest bij een bepaalde manager/booker/label groot is geworden zou geen reden mogen zijn om na diens vertrek nog aantal jaren commissie doorbetaald te krijgen terwijl daar geen werkzaamheden meer tegenover staan.
 Zorg ervoor dat je alleen een sunset clausule overeenkomt waarbij het merendeel van de werkzaamheden (waarmee de inkomsten zijn gerealiseerd) zijn verricht tijdens de looptijd van de overeenkomst. Voorkom dat aanspraak wordt gemaakt op vergoedingen ten aanzien van (vage) opties.
 Zorg ervoor dat in de overeenkomst een geheimhoudingsverklaring zit die voortduurt na de overeenkomst. De artiest is er bij gebaat dat de agent zich niet negatief over de artiest zal uitlaten.

7. Diversen
 Let op de fiscaliteit bij buitenlandse optredens. Over de opbrengst (minus kosten) dient vaak in het buitenland belasting te worden betaald. De artiest is zelf belastingplichtig. De promotors of agenten zeggen soms dat zij zorgen voor betaling, maar het blijkt dat dit niet altijd goed gaat. Vraag om bewijzen van aangifte in het buitenland en de betaling hiervan. Let op dat je echte facturen ontvangt van de agent voor zijn fee, en niet zogenaamde “statements”. Alleen echte facturen (dus met factuurnummer en BTW nummer) zijn bruikbaar voor je boekhouding.
 Zorg ervoor dat je uitdrukkelijk overeenkomst dat de overeenkomst wordt beheerst door Nederlands recht en dat de Nederlandse rechter bevoegd is om van geschillen kennis te nemen. Zo voorkom je ‘uitwedstrijden’.
 Kom uitdrukkelijk overeen dat het wettelijke recht op verrekening en opschorting is uitgesloten. Dat wil zeggen dat de agent hoe dan ook tot doorbetaling dient over te gaan, ook als hij van oordeel is dat recht bestaat op (meer) commissie.
 Voordat je een overeenkomst aangaat is het verstandig om het nog even juridisch te laten checken door een gespecialiseerde advocaat of jurist.

Disclaimer & Copyright: Deze informatie is met de grootst mogelijke zorgvuldigheid vergaard en samengesteld. De DDJF biedt geen garantie dat de informatie volledig, juist of up to date is. Aan de inhoud van dit document kunnen op geen enkele wijze rechten worden ontleend of aanspraken worden gemaakt. De inhoud van dit document is auteursrechtelijk beschermd en mag niet worden vermenigvuldigd, gewijzigd, verwijderd, doorgestuurd, gedistribueerd, gepubliceerd of verspreid zonder toestemming van de DDJF. Aan de totstandkoming van dit document is meegewerkt door onder meer mrs. Oktay Düzgün, Mark Elkhuizen en Edwin Suer